Les réponses aux questions que pose cette situation inédite se trouvent pour l’essentiel dans deux ordonnances du 25 mars 2020 :
- D’une part, l’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l'établissement, l'arrêté, l'audit, la revue, l'approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l'épidémie de covid-19
- D’autre part, l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19
1°) Comment respecter le droit de communication des associés dans l’impossibilité de transmission par voie postale ?
Article 3 de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 :
Lorsqu'une personne ou une entité mentionnée à l'article 1er est tenue de faire droit à une demande de communication d'un document ou d'une information à un membre d'une assemblée préalablement à la tenue de celle-ci en vertu des dispositions qui lui sont applicables, cette communication peut être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande l'adresse électronique à laquelle elle peut être faite.
2°) Comment sont convoqués les associés et comment exercent-ils leurs droits de vote ?
Article 4 de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 :
Lorsqu'une assemblée est convoquée en un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, l'organe compétent pour la convoquer ou le représentant légal agissant sur délégation de cet organe peut décider qu'elle se tient sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d'y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Dans ce cas, les membres participent ou votent à l'assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent tels qu'aménagés et complétés le cas échéant pas la présente ordonnance. Les décisions sont alors régulièrement prises.
Les membres de l'assemblée et les autres personnes ayant le droit d'y assister sont avisés par tout moyen permettant d'assurer leur information effective de la date et de l'heure de l'assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l'ensemble des droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d'y assister.
3°) Peut-on imposer des assemblées générales par visio-conférences, en particulier si les statuts ne le prévoient pas ?
Article 5 de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 :
I. - Sans qu'une clause des statuts ou du contrat d'émission ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s'y opposer, l'organe mentionné à l'article 4 ou son délégataire peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres des assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification. Les autres personnes ayant le droit d'assister aux séances des assemblées peuvent y assister par les mêmes moyens.
II. - Les moyens techniques mis en œuvre transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
Par exception à l'alinéa précédent, pour les assemblées soumises aux dispositions du II de l'article L. 225-107 du code du commerce ou de l'article L. 228-61 du même code, la nature des moyens techniques admis et les conditions d'application de l'alinéa précédent sont celles déterminées par le décret en Conseil d'Etat prévu auxdits articles.
III. - Les dispositions du présent article sont applicables quel que soit l'objet de la décision sur laquelle l'assemblée est appelée à statuer.
4°) Les délais de dépôts des comptes sociaux sont-ils prorogés ?
Article 3 de l’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 :
I. - Les délais imposés par des textes législatifs ou réglementaires ou par les statuts d'une personne morale ou d'une entité dépourvue de personnalité morale de droit privé pour approuver les comptes et les documents qui y sont joints le cas échéant, ou pour convoquer l'assemblée chargée de procéder à cette approbation, sont prorogés de trois mois. Cette prorogation ne s'applique pas aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé qui ont désigné un commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.
II. - Les dispositions du I sont applicables aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l'expiration d'un délai d'un mois après la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire déclaré par l'article 4 de la loi du 23 mars 2020 précitée.
Il est rappelé que les comptes annuels doivent être déposés le dépôt au greffe du Tribunal de Commerce dans le délai de deux mois suivant l’approbation par l’assemblée générale, lorsque le dépôt est réalisé par voie électronique, et d’un mois dans les autres cas.
Pour aller plus loin, lisez notre article : "Coronavirus Covid-19 : précisions sur la tenue des assemblées".
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Frédéric CANTON
avocat associé
En charge du Pôle Droit des affaires au sein du Cabinet EMO AVOCATS
fcanton@emo-avocats.com
- Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l'établissement, l'arrêté, l'audit, la revue, l'approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l'épidémie de covid-19
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