Un décret du 10 avril 2020 vient préciser les conditions d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19.
Reprenons les questions essentielles abordées dans l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020.
(voir notre article sur "Le droit des sociétés à l'épreuve du confinement", lien ci-dessous)
Comment respecter le droit de communication des associés dans l’impossibilité de transmission par voie postale ?
Article 3 de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 :
Lorsqu'une personne ou une entité mentionnée à l'article 1er est tenue de faire droit à une demande de communication d'un document ou d'une information à un membre d'une assemblée préalablement à la tenue de celle-ci en vertu des dispositions qui lui sont applicables, cette communication peut être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande l'adresse électronique à laquelle elle peut être faite.
Comment sont convoqués les associés et comment exercent-ils leurs droits de vote ?
Article 4 de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 :
Lorsqu'une assemblée est convoquée en un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, l'organe compétent pour la convoquer ou le représentant légal agissant sur délégation de cet organe peut décider qu'elle se tient sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d'y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Dans ce cas, les membres participent ou votent à l'assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent tels qu'aménagés et complétés le cas échéant pas la présente ordonnance. Les décisions sont alors régulièrement prises.
Les membres de l'assemblée et les autres personnes ayant le droit d'y assister sont avisés par tout moyen permettant d'assurer leur information effective de la date et de l'heure de l'assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l'ensemble des droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit ° 2020-321 d'y assister.
Article 2 du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 :
Lorsque l’organe compétent pour convoquer l’assemblée délègue cette compétence au représentant légal en application de l’article 4 de l’ordonnance du 25 mars 2020 précitée, la délégation est établie par écrit et précise la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l’identité et la qualité du délégataire.
Article 3 du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 :
Lorsque les dispositions législatives ou réglementaires qui régissent l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission, permettent aux membres de l’assemblée de voter par correspondance, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou le représentant légal agissant sur délégation de cet organe peut décider que les membres de l’assemblée peuvent adresser leurs instructions de vote, le cas échéant sous la forme prévue par les dispositions législatives ou réglementaires qui régissent l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission, par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation. Lorsque les dispositions législatives ou réglementaires qui régissent l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission, permettent aux membres de l’assemblée de se faire représenter, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou le représentant légal agissant sur délégation de cet organe peut décider que les membres de l’assemblée peuvent adresser leurs mandats par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation.
En outre, le décret adapte les dispositions applicables aux sociétés à responsabilité limitée et à certaines sociétés par actions (articles 5 à 8 du décret) en apportant des dérogations temporaires aux dispositions contenues dans la partie règlementaire du code de commerce.
Peut-on imposer des assemblées générales par visio-conférences, en particulier si les statuts ne le prévoient pas ?
Article 5 de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 :
I. - Sans qu'une clause des statuts ou du contrat d'émission ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s'y opposer, l'organe mentionné à l'article 4 ou son délégataire peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres des assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification. Les autres personnes ayant le droit d'assister aux séances des assemblées peuvent y assister par les mêmes moyens.
II. - Les moyens techniques mis en œuvre transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
Par exception à l'alinéa précédent, pour les assemblées soumises aux dispositions du II de l'article L. 225-107 du code du commerce ou de l'article L. 228-61 du même code, la nature des moyens techniques admis et les conditions d'application de l'alinéa précédent sont celles déterminées par le décret en Conseil d'Etat prévu auxdits articles.
III. - Les dispositions du présent article sont applicables quel que soit l'objet de la décision sur laquelle l'assemblée est appelée à statuer.
Article 4 du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 :
Lorsqu’il est fait application des articles 4, 5 ou 6 de l’ordonnance no 2020-321 du 25 mars 2020 susvisée, le procès-verbal de l’assemblée établi en application des dispositions législatives ou réglementaires ou des statuts qui régissent cette dernière le mentionne. Lorsqu’il est fait application de l’article 4 de l’ordonnance précitée, le procès-verbal précise en outre la nature de la mesure administrative mentionnée au premier alinéa de cet article.
Pour aller plus loin et poser vos questions, contactez :
Frédéric CANTON
Avocat associé du cabinet EMO AVOCATS
En charge du Pôle Droit des affaires
fcanton@emo-avocats.com
Textes de référence :
Décret n° 2020-418 du 10 avril 2020
Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020
- Décret no 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités
- Coronavirus Covid-19 : Le droit des sociétés à l'épreuve du confinement
- Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19